Czym jest Power Query Excel i do czego służy?

- Kategoria : oprogramowanie

Power Query - co to?

Zapewne słyszałeś o możliwościach, jakie zapewnia Power Query. Co to takiego? To nic innego jak dodatek do programu Excel, który ułatwia pracę z danymi. Niezależnie od tego, czy jesteś fanem Excela, czy tylko dotykasz go, kiedy jest taka potrzeba, Power Query zmieni Twoje doświadczenie z danymi. Zapomnij o formułach, frustracji i błędach. To intuicyjne narzędzie pozwoli Ci zapanować nad tabelami i zaoszczędzi Ci sporo czasu. Na jakiej zasadzie działa?

Excel Power Query można sprowadzić do 3 kroków ETL (Extract, Transform, Load):

  • Extract - Power Query sięgnie do danych z różnego źródła (np.: baza danych Excel, Access, MySQL, Azure, Outlook, PostgreSQL, a nawet całej sieci WEB). Można zatem powiedzieć, że zasięg jest ogromny i praktycznie nieograniczony.

  • Transform - kolejnym krokiem jest przekształcenie pobranych danych za pomocą wybranych funkcji. Za pomocą Power Query uporządkujesz zebrane dane, a na końcu otrzymasz przejrzystą tabelę. Wszystko to jest możliwe bez użycia skomplikowanych formuł. Wystarczy wybrać odpowiednie opcje.

  • Load - zgromadzone i uporządkowane dane możesz umieścić z powrotem do programu Excel lub innego pliku. Ominiesz przy tym tradycyjne wklejanie i przyspieszysz działanie docelowego dokumentu.

Co więcej, jeśli np.: baza danych Excel będzie wymagała aktualizacji, dodatek Power Query ją odświeży. Program zrobi to za Ciebie automatycznie, pobierając z pliku nowe informacje. 

Jak to się zaczęło?

Chociaż historia programu Excel sięga ponad 35 lat, oczekiwania wobec niego się zmieniły. Obecnie pracujemy na coraz większej ilości danych. Mamy do czynienia z poważniejszymi operacjami. A do tego goni nas czas. Wszystko musi być szybko i na teraz. W takich okoliczność powstał Power Query Excel 2013.

Pierwsza odsłona Power Query nie była wbudowana do programu. Jednak gigant z Redmond pozwolił na to, aby móc ją za darmo pobrać z jego strony. Mógł on zostać włączony do Excel 2013 i Excel 2010, jednak nie do wcześniejszych wersji.

Obecnie Power Query jest wspierany dla Excel 2016 i nowszych (Excel 2019, Excel 2021 i Microsoft 365). Oznacza to, że użytkownicy Excel 2013 nie otrzymają niezbędnych aktualizacji.

Na tym jednak nie skończyły się zmiany. Power Query Excel 2013 był tylko opcjonalnym dodatkiem do pobrania. Od Excel 2016 jest częścią tego programu.

Jak włączyć Power Query?

Gdzie znaleźć Power Query? Jak włączyć nowe funkcje i ułatwić sobie pracę? Jak się okazuje, Microsoft wcale nie ukrył głęboko tego dodatku.

Jeśli masz conajmniej Excel 2016, Power Query włączysz na karcie Dane. Dokładnie znajduje się on w grupie Pobieranie i przekształcanie danych. Nie szukaj specjalnych oznaczeń. Microsoft nie użył bowiem nazwy Power Query.

Być może zrobił to w tym celu, aby nie zrazić do siebie niedoświadczonych użytkowników? Jak się jednak przekonasz, korzystanie z tego dodatku jest łatwiejsze, niż możesz sobie wyobrazić. 

Do czego służy Power Query? Funkcje, które musisz znać

Wiesz już, co to jest Power Query. Pora zatem przejść do jego funkcji i poznać praktyczne zastosowanie tego dodatku do programu Excel.

Przekształcanie danych zewnętrznych

Niezależnie od tego, co chcesz zrobić, pracę nad przekształceniem danych zacznij w Edytorze zapytań (Edytor Power Query). To właśnie tutaj przestawisz kolumny, zmienisz typ danych czy ustalisz kolejność wierszy. 

Okno edytora jest spójne z tym, co znasz z Excela. Na górnej belce znajdziesz możliwe opcje edycji danych. Składa się na nią kilka pogrupowanych kart: Tabela, Dowolna kolumna, Kolumna teksty czy Kolumna Liczba.

Co więcej, w Power Query Excel zapisują się wszystkie zastosowane kroki. Nie ma jednak opcji wstecz. Nie oznacza to jednak, że nie możesz cofnąć wprowadzonych zmian. Zrobisz to poprzez usunięcie stosowanych kroków w edytorze. 

Formatowanie dat i znaków

Data, która nie jest datą? Dziwny ciąg znaków, którego autor nawet nie rozumie? Kto z nas nie zna tych problemów z Excelem. Kiedy otrzymujesz plik, gdzie podany format jest niewłaściwy, masz dwie opcje. Przeklikać wszystko ręcznie lub użyć Power Query. Funkcje zmiany typu danych pozwolą Ci wybrać właściwy format kilka sekund. 

Pobieranie danych z różnych źródeł

Jeśli chcesz połączyć dane z różnych źródeł, możesz napotkać wiele problemów. Zachowanie spójności jest w takich sytuacjach niezwykle trudne. Z pomocą przychodzi Ci Power Query. Narzędzie jest w stanie pobrać dane z różnych źródeł. Jednocześnie zadba ono o ich równowagę i poprawność.

Zepsuty plik

Pisaliśmy o tym, że Power Query pozwala na pobranie danych z różnych źródeł. Warto zatem także wspomnieć, że narzędzie pobierze informacje nawet z zepsutego pliku. Niekiedy jest to jedyna szansa, aby odzyskać potrzebne dane. Nie musisz go bowiem nawet otwierać. Wystarczy, że poprosisz o to Power Query.

Twórz uniwersalne zapytania

Niektóre problemy programu Excel pojawiają się regularnie. A to niewłaściwy format, a to nieczytelna kolumna. I tak, możesz wszystko porządkować za każdym razem ręcznie, ale po co? Masz przecież do dyspozycji Power Query.

Kiedy przekształcisz po raz pierwszy wybrane dane, pojawią się one jako nowe zapytanie. Znajdziesz je w panelu Zapytania i połączenia. Możesz je teraz usunąć, zwrócić do arkusza lub edytować. To jednak nie wszystko. Istnieje bowiem możliwość ich duplikacji i ponownego wykorzystania. 

Dzięki zapisanej sekwencji możesz do niej powrócić, kiedy natrafisz na podobny “trudny” przypadek. Prawda, że jest to o wiele prostsze niż tworzenie takiego samego zapytania od nowa?

Praca z dużą ilością danych

Dla wielu analityków Excel Power Query jest niezbędnym narzędziem (tuż obok Power Pivot). Dzięki niemu jest możliwa praca na dużą ilością danych. Tradycyjny Excel w ich przypadku mógłby nie dać sobie rady z 2 powodów:

  • ograniczona liczba wierszy - ok. 1 milion;

  • za mało pamięci wewnętrznej.

Z Power Query możesz pracować na nieograniczonej liczbie danych. Nie musisz przejmować się limitem wierszy i długo ładującym się plikiem. Wystarczy bowiem, że utworzysz połączenie do pliku źródłowego i wybierzesz dane, które Cię interesują.

W efekcie Power Query stworzy odwołanie do bazy danych Excel bez konieczności jej otwierania. Jednocześnie nie musisz martwić się o ciągłe odświeżanie. Aktualizacji danych jest prosta i bezpieczna.

Dzięki temu, że Power Query pozwala Ci wybrać tylko te dane, które potrzebujesz, możesz zaoszczędzić miejsce w swojej pamięci. Jeśli zatem plik Excela otwiera się bardzo długo i jest przeciążony, pomyśl, czy nie warto stworzyć odniesiania do niego w Power Query.

Język M

Z Power Query Excel możesz korzystać bez znajomości skomplikowanych funkcji. Dzięki automatyzacji wystarczy się “przeklikać”, aby uporządkować dane. Jeśli jednak znasz to narzędzie na tyle dobrze, że chcesz przejść na poziom wyżej, sprawdź język M.

Jest to specjalny język stosowany w Power Query do tworzenia formuł. Wbrew pozorom nie jest trudny do nauczenia. Daje za to duże możliwości. Za pomocą wybranych operatorów możesz użyć zaawansowanych funkcji do pracy nad danymi.

Podsumowanie

Z Power Query nie korzystają wszyscy. A szkoda. Wbrew pozorom to bardzo proste i intuicyjne narzędzie. Aby wykorzystać jego możliwości, nie potrzebujesz znać nawet skomplikowanych formuł. Wystarczy się “przeklikać”. Jeśli jeszcze nie odkryłeś jego możliwości, nie czekaj. Wykorzystaj Power Query do prostej i przyjemnej pracy nad danymi.

Udostępnij


» czytaj wszystkie opinie