Microsoft Office - najlepsze narzędzia do pracy zdalnej

- Kategoria : oprogramowanie

Praca zdalna w Microsoft Office

Programy do pracy zdalnej mają zapewniać elastyczność, mobilność i prostotę. Taki właśnie jest pakiet usług Microsoft Office. Dlaczego jest niezbędny?

Wyobraź sobie, że zaczynasz pracę zdalną w domu. Do tej pory praca nad wszystkimi dokumentami była dzielona na innych Twoich współpracowników. To było dla Ciebie jasne, kiedy udać się do grafika, project managera czy analityka. W razie przeszkód spotykaliście się w salce i omawialiście różne możliwości.

Teraz jednak pracujecie zdalnie i nie widzicie się. Masz zatem problem, aby szybko uzyskać informacje od konkretnych osób i skończyć projekt. Osobny telefon do grafika, mail do przełożonego, rozmowa ze współpracownikiem. Wszystko przedłuża się kilkukrotnie.

Jednak praca w domu przez internet może być szybsza, a do tego efektywna i produktywna. Jak to możliwe? Dzięki odpowiednim narzędziom, które połączą Twój zespół, aby mógł razem zarządzać projektem. Jednym z nich jest pakiet usług Microsoft Office 365. Zapewnia on nie tylko wygodę i mobilność, ale również bezpieczeństwo.

Do aplikacji do pracy zdalnej w Office 365 należą:

  • Microsoft Teams

  • Outlook

  • Word

  • Excel

  • PowerPoint

  • OneNote

  • Access

  • Publisher

  • OneDrive

  • Sharepoint

  • i wiele więcej, ale my w naszym artykule skupimy się na tych, które są najczęściej wykorzystywane. Poznaj ich zalety i możliwości.

Microsoft Teams

Microsoft Teams to coś więcej niż komunikator. To podstawowa aplikacja do pracy zdalnej dla wielu osób. Służy ona do kontaktowania z innymi, prowadzenia spotkań i udostępniania plików. 

Za pomocą Microsoft Teams możesz również korzystać z aplikacji Microsoft Office takich jak Excel, Word, PowerPoint, a także inne. Różnią się one od wybranego planu abonamentowego.

Praca zdalna w domu może być łatwiejsza z Teams. Aplikacja pozwala na tworzenie Zespołów i Kanałów z wybranymi osobami. Możesz prowadzić z nimi czat lub spotkania wideo. Udostępnisz w nich również pliki, aby móc wspólnie nad nimi pracować.

Outlook

Wysyłanie maili, umawianie spotkań, ustalanie zadań. Praca zdalna wymaga organizacji. Pomagają w tym narzędzia Microsoft Office takie jak Outlook. Jest to rozbudowana skrzynka pocztowa, która pozwala na coś więcej niż tylko wysyłanie i odbieranie maili.

Dzięki Outlook połączysz maile i kontakty z Outlook.com i Hotmail. Przeniesione zostaną także terminy spotkań, dzięki czemu łatwiej będzie Ci zarządzać czasem. 

To, co wyróżnia Outlook w Microsoft Office 365 to współdzielenie kalendarza. Dzięki temu inni widzą Twoje bloki czasowe, a nawet poszczególne informacje na temat spotkań, w których bierzesz udział.

Za pomocą Outlook możesz także ustawiać spotkania i przydzielać zadania. Dzięki udostępnionym informacjom wiesz, kiedy Twoi pracownicy są zajęci i czy możesz przydzielić im inne obowiązki. Masz do tego wszystkiego dostęp z każdego urządzenia, na którym korzystasz z Office 365.

Word

Chyba nie ma osoby, która nie zna Microsoft Word. To powszechny edytor tekstu, za pomocą którego możesz pisać, edytować i udostępniać dokumenty. Teraz jest jednym z podstawowych aplikacji do pracy zdalnej. 

W Word w Microsoft Office 365 znajdziesz także wiele zaawansowanych funkcji. Możesz wybrać tryb czytania lub pisania, aby móc lepiej skupić się na tekście. Masz także dostęp do wszystkich swoich dokumentów gdziekolwiek jesteś, dzięki dyskowi OneDrive i witrynie SharePoint. Napiszemy o nich więcej w dalszej części artykułu.

W trakcie pracy w domu przez internet możesz udostępniać pliki w Wordzie, nanosić uwagi czy edytować dokumenty innych członków zespołu. Jest to możliwe dzięki usłudze chmurowej i opcji udostępniania.

Excel

Chociaż przez jednych jest nienawidzony, a przez drugich uwielbiany, jedno jest pewne - Excel to podstawowa aplikacja do pracy zdalnej od Microsoft Office. Za jego pomocą możesz zbierać dane i pracować w arkuszach kalkulacyjnych.

W Office 365 Excel jest jeszcze bardziej dostępny i mobilny. Nie tylko pozwala na analizowanie i przechowywanie danych, ale także na ich udostępnianie. Możesz podzielić się arkuszami ze swoimi współpracownikami za pomocą witryny SharePoint lub dysku OneDrive. 

Co ważne, Excel uczy się podczas korzystania. Dzięki temu z czasem zacznie Ci podpowiadać różne wypełnienia bez konieczności wpisywania reguł.

PowerPoint

PowerPoint to jedna z najczęściej używanych aplikacji Microsoft. Praca zdalna nie byłaby bez niej możliwa dla wielu osób. Pozwala na szybkie tworzenie profesjonalnych prezentacji i ich udostępniania w czasie rzeczywistym z dowolnego miejsca.

Co więcej, masz pewność, że masz wszędzie dostęp do aktualnej wersji prezentacji. PowerPoint jest bowiem dostępne w chmurze Office 365. Oznacza to, że możesz z niego korzystać na różnych urządzeniach. Dzięki temu wyświetlisz prezentację na swoim laptopie, tablecie lub smartfonie.

Prezentację Microsoft Office możesz zapisać w OneDrive, a także w SharePoint. Jeśli zapiszesz ją na witrynie, wyświetlisz ją bezpośrednio w przeglądarce internetowej.

Nie brakuje również opcji udostępniania i współpracy nad dokumentami. Przyznając uprawnienia innym członkom zespołu, możecie razem tworzyć i komentować prezentacje. Koniec z niepotrzebnymi spotkaniami, mailami i listą poprawek. Aplikacje do pracy zdalnej mogą zwiększyć Twoją efektywność i produktywność.

OneNote

OneNote to program do pracy zdalnej, który polubiły zwłaszcza nauczyciele. Warto go jednak poznać nawet wtedy, kiedy nie uczysz w szkole, a pracujesz w firmie. Jest to bowiem notatnik graficzny, który łączy w sobie przydatne funkcjonalności z takich narzędzi Microsoft Office jak Word, Excel czy Powerpoint.

W OneNote możesz pisać, rysować, dodawać zdjęcia, robić prezentacje, nagrywać filmy czy tworzyć zadania Outlooka. Poszczególne notatki lub zakładki możesz zaś udostępniać do wybranych osób. Dzięki temu możecie pracować nad wspólnymi materiałami, które będą zapisane na dysku OneDrive lub na stronie SharePoint. 

Nawet notatki, które udostępniasz innym pracownikom, są zabezpieczone przed osobami trzecimi. Certyfikowane zabezpieczenia chronią ich zawartość przed kradzieżą. Jednocześnie pozwalają na bezpieczne udostępnianie dokumentów także osobom spoza organizacji. W tym celu wystarczy wygenerować plik PDF lub wysłać maila z linkiem do danej notatki.

Access

Chociaż jest to niewielki program do pracy zdalnej, jest niezastąpiony do organizowania i przechowywania danych. 

Access pozwala w szybki sposób stworzyć bazy danych przy pomocy wielu szablonów. Dlatego jest niezbędny podczas pracy w domu przez internet. Pliki możesz umieścić na dysku OneDrive lub na stronie SharePoint. Oba rozwiązania cieszą się wysokim poziomem zabezpieczeń. 

Co warto wiedzieć o Microsoft Access?

  • Korzysta z silnika Microsoft Jet DatabaseEengine;

  • wspiera obiekty DAO i język VBA;

  • może obsługi większe bazy danych (SQL).

Publisher

Potrzebujesz przygotować biuletyn, ulotkę, plakat? Nie potrzebujesz zaawansowanego photoshopa albo zewnętrznej aplikacji. Narzędzia Microsoft Office dają Ci także dostęp do Publisher. To aplikacja, która łączy w sobie funkcjonalności, jakie znasz z Word czy z PowerPoint.

Dzięki Publisher przygotujesz materiały gotowe do druku, czyli w formacie DPT. Możesz wybierać spośród kilkudziesięciu różnych szablonów. Dzięki temu możesz przygotować różne projekty na wizytówki, ulotki czy broszury. Wszystko zrobisz w jednym miejscu.

Co więcej, Publisher stawia na współpracę. Podobnie, jak w innych aplikacjach Microsoft do pracy zdalnej, materiały do druku możesz współtworzyć z innymi w czasie rzeczywistym. Nic zatem nie stoi na przeszkodzie, aby do projektu zaprosić copywritera czy grafika. Stwórzcie wspólnie coś niezwykłego!

OneDrive

Aplikacje do pracy zdalnej wykorzystują rozwiązania chmurowe. Nie inaczej jest z Microsoft Office 365, który ułatwia współpracę dzięki przestrzeni dyskowej OneDrive. Jest to dysk o pojemności aż 1 TB. Możesz na nim przechowywać najważniejsze dokumenty i pliki, nad którymi właśnie pracujesz.

One Drive sprawdza się świetnie do zarządzania projektami i pracy zespołowej. Możesz upoważnić osoby z Twojego zespołu do edytowania plików. Wszystkie dokumenty są zaś dostępne online i offline. Synchronizują się na bieżąco, aby zawsze były aktualne.

Praca zdalna w domu musi być bezpieczna. Dlatego dysk OneDrive w Microsoft Office jest chroniony licznymi certyfikatami. Dzięki temu masz pewność, że nic nie zagraża Twoim dokumentom.

Sharepoint - aplikacja webowa rozwinięta przez Microsoft

Omawiane wcześniej funkcjonalności nie byłyby możliwie bez platformy Sharepoint. Jest to jedna z najbardziej rozwiniętych aplikacji przez Microsoft. Umożliwia dzielenie się informacjami i plikami w sposób jeszcze łatwiejszy niż do tej pory. Na jakiej zasadzie działa? 

Mówiąc o SharePoint, warto użyć stwierdzenia, że jest to platforma, która łączy w sobie różne aplikacje do pracy zdalnej. Są one dostosowane do indywidualnych potrzeb użytkowników.

Z uwagi na ilość funkcjonalności mówi się o Kole SharePoint, na które składają się różne możliwości tego narzędzia:

Sites -  jest to główny panel SharePoint. Pozwala tworzyć strony internetowe, z których mogą korzystać firmy lub poszczególne zespoły. Dzięki nim mogą one wymieniać się informacjami oraz plikami.

Search - to inaczej wyszukiwarka. Umożliwia wyszukiwanie dokumentów, profili pracowników czy klientów, jacy znajdują się na platformie sites.

Insights - dzięki niemu możesz zwiększyć efektywność w swoim zespole lub w firmie. Insights pozwala wyróżnić pracownikowi najważniejsze dokumenty i informacje, co pomaga w wydajnej pracy.

Composites -  za jego pomocą zmodyfikujesz stronę internetową z Microsoft Visual Studio, WYSIWYG lub bezpośrednio w kodzie.

Communities - współpraca to podstawa w aplikacji Microsoft. Praca zdalna jest prostsza dzięki możliwości wymiany informacji i udostępnianiu dokumentów.

Content - ta funkcjonalność zaś pozwala na wymienianie się plikami i współpracy nad dokumentami w czasie rzeczywistym.

Podsumowanie

Praca zdalna w domu? Tylko z narzędziami Microsoft Office. Pozwala on na wspólne tworzenie, udostępnianie i edytowanie dokumentów. Za jego pomocą stworzysz bazę danych, prezentację, a nawet witrynę do dzielenia się informacjami w firmie. Wypróbuj możliwości aplikacji do pracy zdalnej od giganta z Redmond.  

Udostępnij


» czytaj wszystkie opinie