KSeF od kwietnia 2026 — dla kogo? Terminy

KSeF od kwietnia 2026 — dla kogo? Terminy, zwolnienia i przygotowanie

Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) objął wszystkich przedsiębiorców, którzy nie weszli do systemu już 1 lutego 2026 roku. Nie ma przy tym żadnego progu obrotu, od którego zależałby obowiązek kwietniowy. Od 1 lutego 2026 roku KSeF jest obowiązkowy dla firm, których sprzedaż (wraz z VAT) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 roku — dla pozostałych. Do końca 2026 roku obowiązują ulgi przejściowe, m.in. dla najmniejszych firm, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie. Zasady wynikają z ustawy z 5 sierpnia 2025 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 1203) i są opisane na oficjalnej stronie ksef.podatki.gov.pl.

W tym przewodniku wyjaśniamy, kogo dokładnie dotyczy termin kwietniowy, jakie są wyjątki i ulgi oraz jak przygotować firmę.

Harmonogram obowiązkowego KSeF

Termin	Kogo dotyczy
1 lutego 2026	Wystawianie faktur w KSeF: przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł. Odbieranie faktur przez KSeF: wszyscy podatnicy.
1 kwietnia 2026	Wystawianie faktur w KSeF: pozostali przedsiębiorcy.
Do 31 grudnia 2026	Ulgi przejściowe: faktury poza KSeF przy sprzedaży do 10 000 zł brutto miesięcznie, faktury z kas rejestrujących, paragony z NIP do 450 zł jako faktury uproszczone.
1 stycznia 2027	Koniec ulg przejściowych. Według obowiązującej ustawy od tego dnia mają być stosowane kary za błędy w stosowaniu KSeF (zob. niżej zapowiedź Ministerstwa Finansów).

Ważne: wcześniejsze teksty, także w internecie, podawały dla terminu kwietniowego różne „progi obrotu”. Obowiązujące przepisy takiego progu nie przewidują — od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek dotyczy wszystkich pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkami opisanymi poniżej.

KSeF od kwietnia 2026 — kogo dokładnie dotyczy

Od 1 kwietnia 2026 roku faktury w KSeF wystawiają wszyscy przedsiębiorcy, którzy nie byli objęci terminem lutowym. Dotyczy to także podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT: jeśli wystawiają faktury na rzecz firm, robią to w KSeF.

Od obowiązku wystawiania faktur w KSeF zwolnione są m.in.:

podatnicy, którzy nie mają w Polsce siedziby działalności ani stałego miejsca prowadzenia działalności,
faktury wystawiane dla konsumentów, czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
faktury w procedurach szczególnych OSS i IOSS,
niektóre dokumenty traktowane jak faktury, np. bilety za przejazd czy dokumenty za przejazd autostradą.

Pełną listę wyłączeń znajdziesz w zakładce „Zakres obowiązkowego KSeF” na ksef.podatki.gov.pl.

Ulgi do końca 2026 roku

Mali przedsiębiorcy (limit 10 000 zł). Do końca 2026 roku podatnik może wystawiać faktury poza KSeF — papierowe lub elektroniczne — jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowanej tymi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł.

Faktury z kas rejestrujących. Do końca 2026 roku faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej mogą pozostać poza KSeF.

Paragony z NIP. Do końca 2026 roku paragon fiskalny z NIP nabywcy do kwoty 450 zł (albo 100 euro) może pełnić funkcję faktury uproszczonej.

Numer KSeF w płatnościach. Do końca 2026 roku odroczono obowiązek podawania numeru KSeF faktury przy płatności.

Kary. Według obowiązującej ustawy kary za błędy w stosowaniu KSeF mają być stosowane od 1 stycznia 2027 roku. 16 września 2026 roku Ministerstwo Finansów zapowiedziało rozpoczęcie prac nad projektem ustawy, który przedłuży odroczenie kar do końca 2027 roku. Do czasu uchwalenia tej zmiany jest to zapowiedź, a nie obowiązujące prawo. Brak kar nie zwalnia z samego obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

Tryby na wypadek braku dostępu do KSeF

Przepisy przewidują trzy tryby wystawiania faktur, gdy wysłanie ich do KSeF nie jest od razu możliwe:

Tryb offline24 — dostępny dla każdego podatnika, bez konieczności wykazywania problemów technicznych. Fakturę wystawioną w strukturze FA(3) przesyła się do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
Tryb offline — niedostępność KSeF — stosowany m.in. w czasie ogłoszonych prac serwisowych. Fakturę przesyła się najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności.
Tryb awaryjny — przy awarii ogłoszonej w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Fakturę przesyła się w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.

Faktury wystawiane w tych trybach oznacza się kodami QR, do czego potrzebny jest certyfikat KSeF przeznaczony do trybu offline.

Jak przygotować firmę do KSeF

1. Sprawdź, czy korzystasz z ulgi. Jeśli Twoja sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, do końca 2026 roku możesz jeszcze wystawiać faktury poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 roku ta ulga przestaje obowiązywać.

2. Wybierz sposób wystawiania faktur. Możesz korzystać z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów udostępnionych na ksef.podatki.gov.pl albo z programu do fakturowania lub systemu księgowego zintegrowanego z KSeF. Upewnij się, że oprogramowanie obsługuje aktualną strukturę FA(3).

3. Nadaj uprawnienia. Ustal, kto w firmie — lub w biurze rachunkowym — będzie wystawiał i odbierał faktury, i nadaj tym osobom odpowiednie uprawnienia w KSeF.

4. Przygotuj odbiór faktur kosztowych. Od 1 lutego 2026 roku faktury od kontrahentów objętych obowiązkiem trafiają do Ciebie przez KSeF. Ustal, kto i jak je pobiera oraz przekazuje do księgowości.

5. Zaplanuj działanie w trybach offline. Przygotuj certyfikat do trybu offline i opisz w firmie, kto odpowiada za dosłanie faktur do KSeF w wymaganym terminie.

6. Poinformuj kontrahentów. Kontrahenci zagraniczni i konsumenci nie mają dostępu do KSeF — ustal, w jakiej formie będziesz przekazywać im faktury.

Częste pytania

Czy od kwietnia 2026 obowiązuje jakiś próg obrotu?

Nie. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek dotyczy wszystkich przedsiębiorców, którzy nie weszli do KSeF 1 lutego 2026 roku. Próg 200 mln zł dotyczy wyłącznie terminu lutowego. Do końca 2026 roku obowiązuje natomiast ulga dla sprzedaży do 10 000 zł brutto miesięcznie.

Czy podatnik zwolniony z VAT musi korzystać z KSeF?

Tak, co do zasady. Podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT wystawiają faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 roku, chyba że korzystają z wyłączeń, np. przy fakturach dla konsumentów, albo z ulgi dla sprzedaży do 10 000 zł miesięcznie do końca 2026 roku.

Czy faktury dla konsumentów trzeba wystawiać w KSeF?

Nie. Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są wyłączone z obowiązku wystawiania w KSeF.

Czy paragony z NIP są nadal fakturami uproszczonymi?

Do końca 2026 roku paragon fiskalny z NIP nabywcy do kwoty 450 zł (albo 100 euro) może być traktowany jak faktura uproszczona.

Co, jeśli KSeF nie działa?

Możesz skorzystać z trybu offline24, trybu offline przy niedostępności KSeF albo trybu awaryjnego. Faktury trzeba potem przesłać do KSeF w terminie właściwym dla danego trybu — następnego dnia roboczego albo w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.

Czy biuro rachunkowe może wystawiać faktury w KSeF za moją firmę?

Tak. Możesz nadać biuru rachunkowemu lub konkretnym osobom uprawnienia do wystawiania i odbierania faktur w Twoim imieniu.

Od kiedy będą stosowane kary?

Według obowiązującej ustawy od 1 stycznia 2027 roku. Ministerstwo Finansów zapowiedziało 16 września 2026 roku projekt ustawy odraczający kary do końca 2027 roku — to na razie projekt, a nie obowiązujące prawo; śledź komunikaty na ksef.podatki.gov.pl i gov.pl.

Czy mogę korzystać z KSeF dobrowolnie przed terminem?

Tak. KSeF działa w trybie dobrowolnym od 2022 roku, więc firmy, które nie mają jeszcze obowiązku, mogą z niego korzystać wcześniej.

Sprawdź też

Potrzebujesz oprogramowania? Polskie oprogramowanie firmowe — sprawdź ofertę KluczeSoft.pl — legalne klucze, faktura VAT, dostawa e-mail.

KSeF od kwietnia 2026 — dla kogo? Terminy, zwolnienia i przygotowanie