Exchange Online Archiving i Microsoft Purview to dwa zupełnie różne mechanizmy dostępne w ekosystemie Microsoft 365, które często są ze sobą mylone. Archiving to dodatkowa skrzynka pocztowa (drugie pudełko na wiadomości), podczas gdy Purview to polityki retention — czyli reguły mówiące, jak długo przechowywać lub kiedy usuwać dane, niezależnie od tego, w której skrzynce się znajdują.
W skrócie
- Exchange Online Archiving (EOA) = dodatkowe 100 GB (lub do 1,5 TB z auto-expanding) przestrzeni na starsze e-maile; aktywowane per użytkownik, dostępne w Outlook i OWA
- Microsoft Purview (retention policies & labels) = polityki retencji, które zatrzymują lub automatycznie usuwają dane po określonym czasie; działają globalnie na całą organizację lub na wybrane lokalizacje
- Archiwizacja przenosi wiadomości do drugiej skrzynki; retention blokuje usunięcie lub wymusza usunięcie wiadomości
- Oba narzędzia działają równolegle i się nie wykluczają — w dojrzałej organizacji używa się ich jednocześnie
- EOA jest funkcją Exchange Online (część licencji); Purview to osobna platforma compliance (część Microsoft 365 E5 / Compliance SKU)
- Kluczowa różnica: archiwum pomaga z pojemnością skrzynki, Purview pomaga z zgodnością prawną i cyklem życia danych
Czym jest Exchange Online Archiving?
Exchange Online Archiving (EOA, znane też jako In-Place Archiving lub archiwum online) to dodatkowa skrzynka pocztowa przypisana do użytkownika, tworzona obok jego podstawowej (głównej) skrzynki. Po włączeniu archiwum użytkownik widzi w Outlooku drugą strukturę folderów — "Archiwum online" — do której może ręcznie lub automatycznie przenosić starsze wiadomości.
Podstawowe parametry (2026)
| Parametr | Wartość |
|---|---|
| Domyślny limit archiwum | 100 GB (po włączeniu) |
| Auto-expanding archiving | Do 1,5 TB (włączane osobno) |
| Dostępność | Outlook (desktop, web, mobile), OWA |
| Automatyczne przenoszenie | Tak — przez domyślną politykę MRM (2 lata) |
| Przeszukiwanie | Tak — przez Content Search, eDiscovery |
| Litigation Hold | Obejmuje zarówno główną skrzynkę, jak i archiwum |
Jak działa automatyczne archiwizowanie (MRM)
Exchange Online ma wbudowaną domyślną politykę retencji MRM (Messaging Records Management), która działa od razu po aktywacji archiwum:
- Wiadomości starsze niż 2 lata są automatycznie przenoszone ze skrzynki głównej do archiwum
- Elementy z folderu Recoverable Items (usunięte wiadomości) starsze niż 14 dni trafiają do archiwalnego folderu Recoverable Items
Administrator może dostosować te reguły za pomocą retention tags, tworząc własne polityki np. "przenieś po roku", "usuń po 5 latach".
Auto-expanding archiving
Gdy użytkownik zbliża się do limitu 100 GB, można włączyć auto-expanding archiving — Microsoft automatycznie dodaje kolejne "porcje" przestrzeni aż do maksymalnie 1,5 TB. Proces jest w pełni automatyczny; administrator nie musi ręcznie przydzielać dodatkowej pojemności.
Wymagania licencyjne
Exchange Online Archiving jest dostępne jako:
- Część Exchange Online Plan 2 (oraz Microsoft 365 E3, E5, Business Premium)
- Osobny dodatek Exchange Online Archiving do Exchange Online Plan 1 (dodatkowa opłata miesięczna)
- Auto-expanding wymaga Exchange Online Plan 2 lub EOA add-on + minimum E3
Czym jest Microsoft Purview (retention policies i retention labels)?
Microsoft Purview (wcześniej Microsoft 365 Compliance Center) to platforma do zarządzania zgodnością, która oferuje m.in. polityki retention i etykiety retention (retention labels). W kontekście poczty e-mail służą one do kontrolowania cyklu życia wiadomości — czyli mówią, że dana wiadomość musi być przechowywana przez X lat lub ma zostać usunięta po X latach (albo jedno i drugie).
Retention policy vs retention label
| Cecha | Retention policy | Retention label |
|---|---|---|
| Zasięg | Cała lokalizacja (np. wszystkie skrzynki Exchange) | Pojedynczy element (konkretny e-mail, folder) |
| Kto stosuje | Administrator globalnie | Administrator lub użytkownik ręcznie / auto |
| Priorytet | Niższy (label zawsze wygrywa) | Wyższy |
| Widoczność dla użytkownika | Nazwa polityki + data wygaśnięcia na górze e-maila | Nazwa etykiety + data wygaśnięcia |
| Elastyczność | Mniejsza | Większa (różne reguły dla różnych typów danych) |
Jak działa retention w Exchange Online
Gdy polityka retention jest stosowana do skrzynki:
- Każda wiadomość dostaje znacznik czasu + regułę ("zachowaj do...", "usuń po...")
- Gdy użytkownik usunie wiadomość w okresie retencji — trafia ona do folderu Recoverable Items, gdzie jest przechowywana do końca okresu retencji
- Gdy okres retencji minie — element jest trwale usuwany (hard-delete) w ciągu 7-14 dni
- Jeśli item podlega wielu politykom retencji — zawsze wygrywa ta, która nakazuje dłuższe przechowanie (zasada "pierwszeństwa retencji")
Kluczowy mechanizm: retention nie przenosi wiadomości do archiwum — retention blokuje ich trwałe usunięcie. Wiadomość może fizycznie znajdować się w skrzynce głównej, w archiwum, lub w folderze Recoverable Items — retention działa niezależnie od lokalizacji.
Porównanie: Exchange Online Archiving vs Microsoft Purview (retention)
| Kryterium | Exchange Online Archiving | Microsoft Purview (retention) |
|---|---|---|
| Cel | Zwiększenie dostępnej pojemności skrzynki | Zgodność prawna, cykl życia danych |
| Co robi | Przenosi stare e-maile do drugiej skrzynki | Kontroluje, jak długo dane istnieją i kiedy są usuwane |
| Gdzie działa | Na poziomie pojedynczej skrzynki | Na poziomie całej organizacji, działu lub lokalizacji |
| Przestrzeń | Dodaje 100 GB – 1,5 TB na użytkownika | Nie dodaje przestrzeni — działa w istniejącej |
| Automatyzacja | Tak — domyślna polityka MRM (2 lata) | Tak — polityki + etykiety |
| Widoczność dla użytkownika | Folder "Archiwum online" w Outlooku | Pasek informacyjny na górze e-maila z datą wygaśnięcia |
| Usuwanie danych | Nie usuwa automatycznie (chyba że skonfigurujesz MRM z tagiem delete) | Tak — retention może automatycznie usuwać po okresie |
| Blokada usunięcia | Nie blokuje usunięcia przez użytkownika | Tak — blokuje trwałe usunięcie do końca okresu retencji |
| eDiscovery / Legal Hold | Tak — archiwum jest przeszukiwane razem ze skrzynką główną | Tak — dane objęte retention są dostępne dla eDiscovery |
| Inactive mailboxes | Nie dotyczy | Tak — po odejściu pracownika skrzynka staje się "inactive" i zachowuje dane |
| Licencja | Exchange Online Plan 2 / E3 / E5 / EOA add-on | Microsoft 365 E5 / Compliance SKU (podstawowe retention w E3) |
| Technologia | Część Exchange Online | Część Microsoft Purview (osobna platforma) |
Kiedy używać archiwizacji, a kiedy retention?
Wybierz Exchange Online Archiving, gdy:
- Użytkownicy kończy się miejsce w podstawowej skrzynce (domyślnie 50 lub 100 GB)
- Chcesz automatycznie odciążyć główną skrzynkę ze starych wiadomości, ale je zachować
- Potrzebujesz drugiej lokalizacji na dane dostępnej dla użytkownika w Outlooku
- Wymagasz auto-expanding do 1,5 TB dla użytkowników z ogromnymi skrzynkami (kadra zarządzająca, działy prawne)
Wybierz Microsoft Purview retention, gdy:
- Musisz spełnić wymogi prawne (RODO, ISO 27001, regulacje branżowe nakazujące przechowywanie korespondencji przez X lat)
- Chcesz zablokować możliwość trwałego usunięcia wiadomości przez użytkowników przed upływem wymaganego okresu
- Potrzebujesz automatycznego usuwania danych po upływie okresu retencji (minimalizacja danych pod RODO)
- Zależy Ci na inactive mailboxes — automatycznym zachowaniu skrzynek po odejściu pracowników
- Chcesz stosować różne reguły dla różnych typów danych przez etykiety (np. faktury — 7 lat, newslettery — 30 dni)
Jak archiwizacja i retention działają razem?
To nie jest wybór "albo-albo". W dobrze zarządzanym środowisku Microsoft 365 używa się obu narzędzi jednocześnie:
- EOA przenosi stare e-maile ze skrzynki głównej do archiwum, odciążając podstawową skrzynkę
- Purview retention nakłada polityki na obie skrzynki (główną i archiwum), zapewniając zgodność prawną
- MRM (część EOA) i Purview retention działają obok siebie — Microsoft zaleca przechodzenie na retention z Purview jako nowszą technologię, ale MRM wciąż jest w pełni funkcjonalny
Przykład z życia: użytkownik ma skrzynkę 100 GB, EOA z auto-expanding 1,5 TB, oraz politykę retention Purview "zachowaj wszystkie e-maile przez 7 lat, potem usuń". MRM przenosi wiadomości starsze niż 2 lata do archiwum (odci