Audyt licencji Microsoft True-Up — kompletny przewodnik dla firm (2026)

True-Up to coroczny obowiązek raportowania rzeczywistej liczby używanych licencji Microsoft w ramach umowy Enterprise Agreement (EA). Jeśli Twoja firma podpisała EA — a dotyczy to większości średnich i dużych organizacji w Polsce — raz w roku musisz rozliczyć się z Microsoftem z każdego nadmiarowego wdrożenia, które pojawiło się od ostatniego zamówienia rocznego.

W skrócie

• True-Up dotyczy wyłącznie klientów z Enterprise Agreement (EA) i Enterprise Subscription Agreement (EAS); nie obejmuje umów Open Value, MPSA ani CSP
• Przeprowadza się go raz w roku, w rocznicę podpisania umowy (tzw. anniversary date)
• Polega na zadeklarowaniu wszystkich dodatkowych licencji wdrożonych powyżej stanu z poprzedniego zamówienia
• Obejmuje produkty z aktywnym Software Assurance — głównie Windows Server, SQL Server, Office, CAL-e oraz Windows/Office dla użytkowników końcowych
• Zaniedbanie True-Up skutkuje karami finansowymi, utratą zgodności licencyjnej i ryzykiem pełnego audytu Microsoft (SAM Audit)
• Po złożeniu zamówienia True-Up płacisz jednorazowo za nadwyżki — stają się one częścią Twojej bazy licencyjnej na kolejny rok

Czym jest Microsoft True-Up

True-Up (z ang. uzgodnienie stanu faktycznego) to mechanizm wbudowany w program Enterprise Agreement, który pozwala firmom elastycznie zwiększać liczbę używanych licencji w trakcie roku, a następnie — raz na 12 miesięcy — formalnie je zgłosić i opłacić. Innymi słowy: Microsoft daje Ci kredyt zaufania na cały rok — możesz wdrażać nowe serwery, stanowiska czy bazy danych bez natychmiastowego zamawiania licencji, pod warunkiem że rozliczysz je przy najbliższym True-Up.

To nie jest audyt w klasycznym rozumieniu. Microsoft nie wysyła wtedy audytorów — to Ty deklarujesz stan faktyczny w ramach samooceny (self-assessment). Niemniej konsekwencje błędów są poważne: jeśli zaniżysz liczbę licencji, a Microsoft to wykryje (np. podczas późniejszego audytu SAM), grożą Ci kary umowne i opłaty wyrównawcze z odsetkami.

Kogo dotyczy True-Up

Jakie produkty podlegają True-Up

True-Up obejmuje produkty licencjonowane w modelu perpetual (wieczystym) z aktywnym Software Assurance w ramach EA. Są to przede wszystkim:

• Systemy operacyjne: Windows Server (per core), Windows 10/11 Enterprise (per device/user)
• Serwery aplikacyjne: SQL Server (per core lub Server+CAL), Exchange Server, SharePoint Server, Skype for Business Server
• Pakiety biurowe: Microsoft Office Professional Plus, Office LTSC (per device)
• CAL-e (Client Access Licenses): Windows Server CAL, SQL Server CAL, Exchange CAL, Remote Desktop Services CAL
• Zarządzanie: System Center (per core), Windows Server Datacenter

Produkty subskrypcyjne w chmurze (Microsoft 365, Azure, Dynamics 365) nie podlegają True-Up — są rozliczane miesięcznie lub rocznie oddzielnie.

Harmonogram — kiedy przeprowadza się True-Up

Każda umowa EA ma swoją datę rocznicową (ang. anniversary date), przypadającą zwykle 12 miesięcy po dacie rozpoczęcia umowy. True-Up należy przeprowadzić w oknie 30–60 dni przed tą datą — to daje czas na zebranie danych, analizę i złożenie zamówienia u partnera Microsoft (LSP — Large Solution Provider).

Typowy harmonogram dla firmy z datą rocznicową np. 1 lipca:

⚠ Uwaga: jeśli przegapisz okno True-Up, nadwyżki nie zostaną doliczone do Twojej bazy licencyjnej. W kolejnym roku ponownie będziesz musiał je zgłosić — tym razem już jako niezgodność, co może skutkować wyższymi kosztami i ryzykiem audytu.

Jak przeprowadzić True-Up — krok po kroku

Krok 1: Inwentaryzacja — co naprawdę jest wdrożone

Zanim spojrzysz na faktury, musisz wiedzieć, co faktycznie działa w Twojej infrastrukturze. Polegaj na narzędziach inwentaryzacyjnych, nie na arkuszach Excela prowadzonych ręcznie.

Narzędzia, których możesz użyć:

• Microsoft Assessment and Planning (MAP) Toolkit — bezpłatne narzędzie Microsoftu do inwentaryzacji serwerów, desktopów i baz danych
• Microsoft Intune / SCCM (Configuration Manager) — jeśli korzystasz z zarządzania endpointami
• Narzędzia SAM trzecich stron (Snow Software, Flexera, ServiceNow SAM) — dla większych środowisk
• Skrypty PowerShell — dla zaawansowanych administratorów: Get-ADComputer, Get-WmiObject, Get-SqlInstance

Co musisz policzyć:

• Liczbę fizycznych i wirtualnych serwerów z systemem Windows Server (uwaga na rdzenie, nie procesory — od Windows Server 2016 licencjonowanie jest per core)
• Liczbę instancji SQL Server i liczbę rdzeni na każdym hoście
• Liczbę urządzeń/użytkowników z Windows 10/11 Enterprise
• Liczbę instalacji Office Professional Plus / Office LTSC
• Liczbę użytkowników korzystających z usług wymagających CAL-i

Krok 2: Porównanie z aktualną bazą licencyjną

Zestaw wyniki inwentaryzacji z tym, co masz już opłacone. Twoja baza licencyjna to suma wszystkich zamówień złożonych od początku umowy EA, włącznie z poprzednimi True-Up.

Kluczowe zasady porównania:

Krok 3: Obliczenie nadwyżek i przygotowanie zamówienia

Dla każdego produktu oblicz: stan faktyczny − stan opłacony = nadwyżka. Tylko nadwyżki zgłaszasz w True-Up — nie musisz ponownie raportować licencji już opłaconych.

Przykład: Twoja firma ma opłacone 500 licencji Windows 11 Enterprise, ale inwentaryzacja pokazuje 540 wdrożeń. W True-Up zamawiasz 40 dodatkowych licencji. Płacisz za nie jednorazowo, a od kolejnego roku wchodzą one do bazy.

💡 Wskazówka: True-Up to również moment na optymalizację. Jeśli od ostatniego zamówienia zmniejszyłeś liczbę wdrożeń (np. zredukowałeś liczbę serwerów), nie dostaniesz zwrotu za niewykorzystane licencje. EA działa na zasadzie "licenses are additive" — możesz tylko dokładać, nie odejmować.

Krok 4: Złożenie zamówienia u partnera LSP

Zamówienie True-Up składasz za pośrednictwem swojego partnera Microsoft LSP (Large Solution Provider) — tego samego, przez którego podpisałeś EA. Partner zweryfikuje Twoje wyliczenia, przygotuje formalne zamówienie w systemie Microsoft i wystawi fakturę.

Dokumenty, które musisz przygotować:

• Raport z inwentaryzacji (najlepiej wygenerowany z narzędzia)
• Arkusz porównawczy: stan faktyczny vs stan opłacony
• Zestawienie nadwyżek per produkt (SKU, liczba, cena jednostkowa z umowy EA)
• Oświadczenie o zgodności (True-Up Statement)

Krok 5: Płatność i aktualizacja rejestru

Po opłaceniu faktury otrzymujesz potwierdzenie zamówienia (Order Confirmation) od Microsoftu. Nadwyżki z True-Up stają się częścią Twojej stałej bazy licencyjnej — będą brane pod uwagę przy kolejnych rocznych zamówieniach i kolejnym True-Up.

Zaktualizuj wewnętrzny rejestr licencji (SAM register) i zachowaj dokumentację na wypadek przyszłego audytu. Microsoft może poprosić o nią nawet 3–4 lata wstecz.

Najczęstsze pułapki i jak ich uniknąć

1. Niedoliczenie rdzeni w serwerach

Problem: liczysz procesory zamiast rdzeni. Od 2016 roku licencje Windows Server i SQL Server są sprzedawane w pakietach po 2 rdzenie, a minimalny próg to 8 rdzeni na procesor i 16 na serwer. Serwer z dwoma procesorami 16-rdzeniowymi wymaga 32 rdzeni licencji (16 pakietów po 2 rdzenie).

Rozwiązanie: użyj narzędzia inwentaryzacyjnego, które zlicza fizyczne rdzenie, lub polecenia PowerShell: Get-WmiObject Win32_Processor | Select-Object NumberOfCores, NumberOfLogicalProcessors.

2. Zapominanie o CAL-ach

Problem: firma kupuje Windows Server i SQL Server, ale pomija CAL-e dla użytkowników. Każdy użytkownik lub urządzenie korzystające pośrednio z usług serwera (np. przez aplikację webową, która łączy się z SQL Server) potrzebuje odpowiedniego CAL-a — chyba że licencjonowanie jest per-core (SQL Server Enterprise Edition).

Rozwiązanie: zmapuj wszystkie ścieżki dostępu — aplikacje webowe, systemy ERP, intranet. Jeśli użytkownik pośrednio korzysta z Windows Server (np. DHCP, DNS), potrzebuje Windows Server CAL.

3. Błędne licencjonowanie wirtualizacji

Problem: używasz Windows Server Standard na hoście z 5 maszynami wirtualnymi. Standard obejmuje tylko 2 VM-y — pozostałe 3 wymagają dodatkowych licencji Standard (kolejne 2 pakiety po 16 rdzeni) lub jednej licencji Datacenter.

Rozwiązanie: przy 3+ VM-ach na hoście Datacenter jest zwykle tańszy — policz całkowity koszt przed True-Up i rozważ migrację na Datacenter przy okazji rozliczenia.

4. Ignorowanie subskrypcji w chmurze w raportowaniu

Problem: administratorzy wliczają Microsoft 365 E3/E5 do arkusza True-Up, myląc licencje wieczyste z subskrypcjami. Subskrypcje chmurowe (M365, Azure) nie podlegają True-Up — są zarządzane oddzielnie w portalu Microsoft 365 Admin Center.

Rozwiązanie: wyraźnie oddziel dwie ścieżki: produkty on-premises z Software Assurance (True-Up) oraz usługi cloud/subscription (M365 Admin Center).

Narzędzia wspomagające True-Up — przegląd

Co grozi za brak True-Up lub zaniedbanie

Brak terminowego rozliczenia True-Up to nie tylko kwestia administracyjna — konsekwencje mogą być kosztowne:

1. Utrata zgodności licencyjnej — każde wdrożenie bez opłaconej licencji to naruszenie warunków umowy EA
2. Ryzyko audytu SAM — Microsoft może wszcząć pełny audyt (Software Asset Management Audit), który trwa 3–6 miesięcy i angażuje zewnętrznych audytorów (zwykle Deloitte lub KPMG); koszt samego audytu (czas personelu, konsultanci) może sięgnąć dziesiątek tysięcy złotych
3. Kary finansowe — niezadeklarowane licencje podlegają opłacie wyrównawczej powiększonej o odsetki ustawowe; w skrajnych przypadkach Microsoft może naliczyć opłatę od daty pierwszego wdrożenia (nawet kilka lat wstecz)
4. Utrata elastyczności EA — Microsoft może wypowiedzieć umowę lub odmówić jej przedłużenia na kolejny okres

💡 Dobra wiadomość: jeśli sam zgłosisz nadwyżki w ramach True-Up, Microsoft traktuje to jako dobrowolne ujawnienie i nie nakłada kar — płacisz tylko standardową cenę z umowy EA. Problemy zaczynają się, gdy to Microsoft wykryje niezgodność pierwszy.

Częste pytania

Czym różni się True-Up od audytu licencji Microsoft?

True-Up to coroczne, obowiązkowe samodzielne rozliczenie nadwyżek licencyjnych wynikające z warunków Enterprise Agreement — przeprowadzasz je Ty, deklarując stan faktyczny. Audyt (SAM Audit) to niezależna, wszczynana przez Microsoft weryfikacja zgodności licencyjnej całej organizacji, często angażująca zewnętrznych audytorów. True-Up robisz co roku dobrowolnie w ramach umowy; audyt jest reakcją Microsoftu na podejrzenie nieprawidłowości.

Czy True-Up dotyczy licencji Microsoft 365?

Nie. Microsoft 365 (dawniej Office 365), Azure, Dynamics 365 i inne usługi w modelu subskrypcyjnym są rozliczane w innym trybie — przez portal Microsoft 365 Admin Center, zazwyczaj miesięcznie lub rocznie. True-Up obejmuje wyłącznie licencje wieczyste (perpetual) z aktywnym Software Assurance zakupione w ramach Enterprise Agreement.

Co się stanie, jeśli zmniejszyłem liczbę serwerów od ostatniego True-Up?

Niestety, nie otrzymasz zwrotu ani obniżki. Enterprise Agreement działa addytywnie — w ramach True-Up możesz wyłącznie dodawać licencje do swojej bazy. Zmniejszenie liczby wdrożeń nie uprawnia do korekty w dół. Jedyny wyjątek: Enterprise Subscription Agreement (EAS), gdzie przy odnowieniu umowy możesz dostosować liczbę licencji do aktualnych potrzeb.

Kiedy True-Up nie jest wymagany?

True-Up nie dotyczy firm, które nie mają Enterprise Agreement. Umowy Open Value, MPSA, CSP, Select Plus oraz pojedyncze zakupy licencji (FPP, OEM) nie mają mechanizmu True-Up. Również firmy korzystające wyłącznie z subskrypcji chmurowych (Microsoft 365, Azure) nie muszą przeprowadzać True-Up.

Jakie narzędzie Microsoft jest najlepsze do przygotowania True-Up?

Dla małych i średnich firm (do 500 urządzeń) najlepszym bezpłatnym wyborem jest Microsoft Assessment and Planning (MAP) Toolkit — skanuje sieć, identyfikuje serwery, bazy danych i stacje robocze, a następnie generuje raporty gotowe do analizy licencyjnej. Dla większych organizacji zalecane są platformy SAM, takie jak Snow Atlas lub Flexera, które automatyzują cały proces i redukują ryzyko błędu ludzkiego.

Czy mogę przeprowadzić True-Up samodzielnie, bez partnera Microsoft?

Formalnie zamówienie True-Up musisz złożyć za pośrednictwem autoryzowanego partnera LSP (Large Solution Provider), który ma dostęp do systemu Microsoft i może przetworzyć zamówienie w ramach Twojej umowy EA. Możesz jednak samodzielnie wykonać całą pracę analityczną — inwentaryzację, porównanie i wyliczenie nadwyżek — a partnerowi przekazać jedynie gotowe zestawienie do złożenia zamówienia.

Czy True-Up obejmuje licencje Windows Server w chmurze (np. AWS, Azure)?

Licencje Windows Server używane w chmurze publicznej (AWS EC2, Google Cloud) nie są objęte standardowym True-Up w ramach EA — chyba że korzystasz z dedykowanego programu License Mobility through Software Assurance lub Azure Hybrid Benefit. W takich przypadkach licencje są przypisywane do konkretnych instancji chmurowych i należy je uwzględnić w raporcie. Zalecamy konsultację z partnerem LSP, jeśli korzystasz z licencji hybrydowych.

Potrzebujesz legalnych licencji Microsoft dla swojej firmy?

Jeśli przygotowujesz się do True-Up i okazuje się, że brakuje Ci licencji Windows Server, SQL Server lub Office — nie musisz przepłacać w oficjalnym kanale Microsoft. W KluczeSoft.pl znajdziesz w pełni legalne, używane licencje Microsoft zgodne z prawem UE (wyrok TSUE w sprawie UsedSoft C-128/11), które możesz wdrożyć jako uzupełnienie swojej bazy licencyjnej:

→ Licencje Windows Server — od 149 zł → Microsoft Office Professional Plus — klucze już od 89 zł → Klucze Windows 10/11 Enterprise — dla firm

KluczeSoft.pl jest niezależnym sprzedawcą używanego oprogramowania i nie jest powiązany z Microsoft Corporation.