Najlepsze funkcje w komunikatorze Microsoft Teams

- Kategoria : oprogramowanie

Wiele osób korzysta z Microsoft Teams na co dzień, ale nie zna jego funkcji. Chcesz się wyróżnić i robić to profesjonalnie? Dowiedz się, jak działa Teams i poznaj jego najlepsze funkcje.

Jak działa Microsoft Teams? Co to jest?

Po 2020 roku chyba nie ma nikogo, kto by nie słyszał o aplikacji Microsoft Teams. Co to jest? To coś więcej niż zwykły komunikator, który zdążył wyprzedzić Skype’a czy Slacka. Dzisiaj jest to obszar roboczy, bez którego wiele firm nie wyobraża sobie pracy.

Jak działa Teams? Wiele osób dowiedziało się o nim podczas przymusowej pracy zdalnej. Dzięki niemu pracownicy mogą pozostać w kontakcie i współpracować nad projektami. Dzięki Microsoft Teams można:

  • prowadzić połączenia wideo;

  • rozpocząć czat;

  • udostępnić plik;

  • pracować na tych samych dokumentach;

  • tworzyć zespoły i kanały.

Co więcej, Microsoft Teams pozwala na dostęp do internetowych aplikacji Excel, PowerPoint, Word. Oprócz nich w planie może być również uwzględnione:

  • Exchange;

  • Sharepoint Online;

  • Planner;

  • Stream;

  • Yammer;

  • Access;

  • Publisher;

  • Microsoft Booking.

Platforma Microsoft Teams ma różne plany, które różnią się dostępnymi funkcjami. Wiele z nich jest dostępna w darmowej wersji programu. Dowiedz się więcej, jak korzystać z Teams, aby wyciągnąć z niego jeszcze więcej. 

Funkcje Microsoft Teams

Jak działa Teams? Jest wiele ustawień, o których Ty i Twoi współpracownicy możecie nie wiedzieć. Poznaj najważniejsze funkcje Microsoft Teams, z których możesz korzystać już teraz.

Personalizacja aplikacji

Zacznijmy od personalizacji. Czy wiesz, że możesz wybrać zdjęcie profilowe na Teams? W jaki sposób? Kliknij w obrazek swojego profilu. Wyświetlą Ci się opcję wgrania lub usunięcia dotychczasowego zdjęcia.

Fajne profilowe na Teams nie tylko pozwoli Cię wyrazić, ale również odróżni Cię od pozostałych członków zespołu.

Inną przydatną funkcją jest zmiana statusu opisowego. To najprostszy sposób na to, aby np.: poinformować współpracowników o urlopie.

W ustawieniach aplikacji możesz również ręcznie zmienić status dostępności:

  • Dostępny;

  • Z dala od urządzenia;

  • Zaraz wracam;

  • Nie przeszkadzać;

  • Zajęty.

Tworzenie zespołów i kanałów

Zespół to jedna z podstawowych form komunikacji na aplikacji Microsoft Teams. Pozwoli Ci on połączyć ze sobą wybrane osoby, aby wspólnie pracowały nad projektem. Aby go stworzyć, kliknij “Utwórz zespół” i wybierz jego członków. Do wyboru masz:

  • zespół prywatny;

  • zespół publiczny;

  • zespół w ramach całej organizacji (dostępny tylko dla administratora globalnego).

Kanały to rozmowy prowadzone przez członków poszczególnych zespołów. Dzięki temu można powiązać ze sobą osoby, aby mogły pracować nad danym tematem. W ramach niego członkowie mogą rozmawiać, tworzyć spotkania czy udostępniać pliki. Jak stworzyć taki kanał? Naciśnij 3 kropki przy zespole i wybierz “Dodaj Kanał”. Możesz nadać mu nazwę, opis i wybrać ustawienia. 

Funkcje podczas konwersacji

W Microsoft Teams można rozmawiać na wiele sposobów; prowadzić konwersację na czacie, pisać w zespole lub w odrębnym kanale. Można powiedzieć, że aplikacja powstała właśnie po to, aby łączyć ze sobą ludzi.

Warto jednak wiedzieć, że podczas takiej rozmowy możesz zrobić więcej, niż Ci się wydaje. Co takiego? Na przykład:

  • zmiana czcionki;

  • wstawianie tabeli;

  • stworzenie listy;

  • zrobienie ankiety;

  • dodanie Emoji lub GIF-ów;

  • planowanie spotkań;

  • reakcje na wiadomości.

Spotkania

Pracujesz, czy uczysz się zdalnie? Spotkania na aplikacji Teams to często chleb powszedni. Wiele osób przyzwyczaiło się już do takiego trybu nauki i pracy. Pora zatem omówić sobie najważniejsze funkcje, jakie mogą Ci się przydać podczas spotkań.

Jak zaplanować spotkanie?

To chyba najczęstszy problem. Zaplanować spotkanie w Teamsach można na kilka sposobów. Poznaj 3 z nich:

  1. Kalendarz - przejdź do kalendarza aplikacji, kliknij “Nowe Spotkanie” i wypełnij formularz;

  2. Czat - wybierz “Zaplanuj spotkanie” poniżej pola, w którym piszesz wiadomość.

  3. Outlook - w skrzynce pocztowej kliknij “Nowe spotkanie aplikacji Teams”

Chcesz od razu zacząć spotkanie? Skorzystaj z opcji “Rozpocznij spotkanie”. Znajdziesz ją w rozmowach, kalendarzu lub w wybranym kanale.

Jak dołączyć do spotkania?

Wiesz już, jak zaplanować spotkanie, ale jak do niego dołączyć? Najprościej jest to zrobić za pomocą linku, który dostaniesz w zaproszeniu. Innym sposobem jest opcja “Dołącz” w kalendarzu. Wyświetli się ona przy planowanym spotkaniu. Innym rozwiązaniem jest dołączenie bezpośrednio na czacie lub w kanale.

Udostępnianie ekranu

Jedną z najczęściej wykorzystywanych funkcji jest udostępnianie ekranu. Teams pozwala szerować ekran podczas spotkania. Wystarczy, że klikniesz ikonę udostępnienia w menu nawigacyjnym. Wyświetli Ci się wtedy opcja udostępniania ekranu lub okna. W tym miejscu możesz również wybrać, czy chcesz udostępniać dźwięk urządzenia.

Jeśli jesteś organizatorem spotkania i chcesz pozwolić komuś sterować Twoim udostępnionym ekranem, wybierz opcję “Przekaż kontrolę”. Możesz ją wyłączyć w dowolnej chwili.

Podnoszenie ręki

Nie chcesz przerywać rozmówcy podczas spotkania? Wypróbuj funkcję podnoszenia ręki, którą znajdziesz po prawej stronie belki na górze ekranu. Dzięki temu prowadzący a także pozostali członkowie zobaczą, że chcesz coś powiedzieć.

Jako prezenter zaś możesz sprawdzić, ile osób podniosło dłoń. Kliknij “Pozycje” w prawym górnym rogu ekranu. Wyświetli Ci się lista członków rozmowy. Jeśli dana osoba podniosła rękę, zobaczysz ikonkę dłoni obok jej imienia i nazwiska. 

Udostępnianie plików

Wysyłanie plików mailem do członków Twojego zespołu to strata czasu. Po co angażować inną aplikację, jak wszystko możesz zrobić w jednej? Udostępnianie plików w Teamsach to funkcja, którą trzeba znać. 

Zrobisz to wybierając “Dołącz” w menu pod polem do wpisywania wiadomości. Plik możesz wgrać bezpośrednio ze swojego komputera lub z OneDrive.

Tablice Whiteboard

Chcesz wspólnie z zespołem przygotować plan, notatki, a może burzę mózgów? Wykorzystaj wirtualne tablice Whiteboard. Jak włączyć tablice na Teams? Kliknij “+” na górze czatu lub ekranu i wybierz “Dodaj kartę”, a następnie “Whiteboard”. Wirtualną tablicę możesz także udostępnić podczas spotkania online.

Tryb ciemny

Oszczędność energii i ochrona oczu. Tryb ciemny w aplikacjach mobilnych to dla wielu osób “must have”. Czy wiesz, że taka opcja jest dostępna w Microsoft Teams? Ustawienia ogólne pozwalają Ci na wybranie motywu:

  • domyślnego (jasnego);

  • ciemnego;

  • z wysokim kontrastem.

Wystarczy kliknąć motyw, jaki Cię interesuje, aby korzystać z Teams w wybranych barwach.

W tym samym miejscu możesz wybrać język aplikacji oraz język aplikacji Microsoft Teams. Ustawienia te możesz zmienić w dowolnym momencie.

Zapisywanie wiadomości

Nie chcesz, aby dana wiadomość Ci umknęła? Ktoś wysłał ważne informacje, dane dostępu, a może inspirujący cytat? Niezależnie od tego, co to jest, możesz ją zachować.

Aby zapisać wiadomość w Microsoft Teams, wystarczy, że najedziesz na nią myszką i klikniesz w 3 kropeczki. Wyświetlą Ci się wtedy opcje, spośród których wybierz “Zapisz tę wiadomość”. Zostanie ona przeniesiona do osobnego folderu. Odnajdziesz ją, wpisując polecenie “/zapisane”. Pojawią Ci się wszystkie zapisane wiadomości, które możesz usunąć lub zachować.

Zamazywanie tła podczas spotkań

Chyba każdy z nas zna sytuację, kiedy nie chcemy, aby ktoś widział co mamy za plecami. Nie zawsze jest to bałagan. Mogą to być pozostali członkowie Twojego zespołu lub poufne informacje zapisane na tablicy. Aplikacja Microsoft Teams pozwala to to ukryć.

W tym celu użyj funkcji zamazywania tła. Przed rozpoczęciem spotkania wybierz “Rozmycie”. Jeśli jesteś w trakcie rozmowy, kliknij “ Więcej akcji” i “Rozmycie”, aby uzyskać taki sam efekt.

Co więcej, tło za Tobą wcale nie musi być rozmazaną plamą. Możesz wybrać obraz z aplikacji lub wgrać własny.

Rozbudowane formatowanie tekstu

Twórz czytelne wiadomości w Microsoft Teams dzięki formatowaniu tekstu. Kliknij pierwszy przycisk po lewo pod oknem czatu, aby włączyć edytor. Możesz w nim wybrać;

  • kursywę;

  • pogrubienie;

  • podkreślenie;

  • przekreślenie;

  • rozmiar czcionki;

  • numerowaną listę;

  • rodzaj i kolor czcionki;

  • i wiele więcej.

Szybka wiadomość do drugiej osoby

Do tej pory pisaliśmy o tym, jak działa Teams i jak za jego pomocą kontaktować się ze swoimi współpracownikami. Wiesz już, jak tworzyć zespoły i spotkania. Czy jednak wiesz, że aplikacja Microsoft Teams pozwala wysyłać wiadomości do konkretnej osoby? Jak to zrobić? Bardzo prosto!

Aby wysłać wiadomość bezpośrednią, wpisz w okienku na górze “@” i imię danej osoby. Po wybraniu użytkownika możesz wysłać mu spersonalizowaną wiadomość. Pamiętaj, że do konwersacji możesz dodawać inne osoby, a także je usuwać.

Wysyłanie e-maili bezpośrednio na dany kanał

Jak wiesz, Microsoft Teams integruje wiele aplikacji biurowych. Większość z nich jest związana z pakietem Office. Dzięki niemu możesz udostępniać i edytować pliki. Ten sam program pozwala też na pobieranie adresów e-mail i wysyłanie na nie wiadomości.

Kliknij w 3 kropki w górnym prawym rogu i naciśnij “Uzyskaj adres e-mail’. Otrzymany e-mail możesz skopiować do swojej skrzynki pocztowej, aby móc wysyłać wiadomości na wybrany kanał.

Co więcej, jako właściciel zespołu masz również możliwość ograniczenia liczby osób, które mogą wysyłać maile. Taką opcję znajdziesz w ustawieniach zaawansowanych kanału.

Odsłuchiwanie wiadomości w czytniku

Nie wszyscy wiedzą o tym, że przez aplikację Teams możesz korzystać z czytnika immersyjnego. Zawiera on różne narzędzia gramatyczne, a także umożliwia słuchanie wiadomości na czacie.

Aby z niego skorzystać, najedź myszką na wybraną wiadomość i kliknij w 3 kropki. Następnie wybierz “Czytnik immersyjny”. Otworzy Ci się nowe okno z wybranym tekstem. 

W Czytniku immersyjnym możesz skorzystać z opcji odtwarzania dokumentu. Dostępne są również opcje tekstu, które pozwalają Ci zmienić jego wygląd. W tym miejscu masz wpływ na:

  • czcionkę;

  • odstępy;

  • rozmiar tekstu;

  • motyw;

  • formatowanie.

Czytnik immersji pozwoli Ci także na skorzystanie z:

  • opcji gramatycznych - wyróżnienie wybranej części mowy;

  • funkcji koncentracji - wyróżnienie wybranego fragmentu tekstu;

  • słownika obrazkowego - odczytanie wyrazu na głos i zobrazowania go;

  • tłumaczenia.

Dzięki tym funkcjom przeczytanie dłuższej lub skomplikowanej wiadomości zajmie Ci mniej czasu. Co więcej, wszystko dzieje się w obrębie Microsoft Teams. Dlatego nie musisz otwierać kolejnych aplikacji.

Zapraszanie gości spoza Microsoft Teams

Nie każdy musi wiedzieć, co to jest Teams, każdy za to może z niego korzystać. Nic nie stoi bowiem na przeszkodzie, aby zapraszać gości spoza aplikacji. Jak to zrobić? 

Aby dołączyć do spotkania osobę, która nie ma konta na Microsoft Teams, wpisz jej adres e-mail w polu dodawania uczestników. Na jej skrzynkę przyjdzie zaproszenie z linkiem. Aby wziąć udział w spotkaniu, nie musi ona zakładać konta ani się logować.

Istnieje również możliwość dodawania osób spoza Teams do czatu. Muszą one jednak korzystać ze Skype’a dla klientów indywidualnych lub firmowych. Dodasz je do czatu w tym samym miejscu, co pozostałych członków. W tym celu wystarczy jej numer telefonu lub adres e-mail.

Wskazówki i dodatkowe funkcje 

Jak działa Teams, że jest taki prosty w obsłudze? Dzięki temu, że ma przejrzysty i intuicyjny interfejs, korzystanie z niego to czysta przyjemność. Co więcej, możesz to robić jeszcze szybciej niż do tej pory. Wszystko za sprawą skrótów klawiszowych, listy poleceń, tagów i botów. Ale wszystko po kolei.

Skróty klawiszowe w Microsoft Teams

Czy wiesz, że aplikacja Microsoft Teams ma swoje własne skróty klawiszowe? Dzięki nim możesz zaoszczędzić czas i pracować efektywniej. Poznaj najważniejsze z nich:

  • CTRL+. - pokazuje spis skrótów aplikacji;

  • CTRL+E - przechodzi do belki wyszukiwania

  • ALT+N - rozpoczyna nowy czat

  • Shift+Enter - rozpoczyna nową linijkę;

  • CTRL+/ - pokazuje polecenia;

  • CTRL+Shift+1 - otwiera aktywność;

  • CTRL+Shift+2 - otwiera czat;

  • CTRL-Shift+3 - otwiera zespoły;

  • CTRL+Shift+4 - otwiera kalendarz

Oczywiście to tylko część tego, co możesz wykorzystać. Przykładowo, jak przyciszyć Teams? Skrót CTRL+Shift+M pozwoli Ci wyłączyć lub włączyć mikrofon. Chcesz też wiedzieć, jak włączyć kamerę w laptopie? Skrót klawiszowy, jaki Ci w tym pomoże to: FN. Następnie wciśnij jeden z klawiszy F1-F12, który oznacza kamerę. Warto poznać zarówno skróty Teams, jak i Twojego komputera, aby szybciej pracować.

Lista poleceń

W Microsoft Teams wyświetlisz też listę poleceń. Pozwala ona na błyskawiczną:

  • zmianę statusu;

  • przejście do do kanału;

  • wyświetlanie wybranego pliku;

  • otwarcie zapisanych wiadomości

Aby z niej skorzystać wpisz “/” na górze aplikacji. Zobaczysz wtedy menu wszystkich poleceń. Wybierz jedno z nich i naciśnij “Enter”.

Tagi i boty

Chcesz być profesjonalistą w Microsoft Teams? Poradnik nie mógł pominąć także tagów i botów. Wiele osób nie ma pojęcia o ich istnieniu, a szkoda. Dowiedz się dlaczego. 

Tagi możesz przypisywać do wybranych osób. Dzięki nim możesz łatwo łączyć się z wybraną grupą. Dzięki np.: tagowi “marketing”, możesz oznaczyć osoby z Twojego działu marketingu i szybko się z nimi połączyć.

Z kolei boty to zautomatyzowane aplikacje, które możesz dodać, aby ułatwić sobie pracę. Mogą być Twoimi wirtualnymi asystentami, pomagać planować Ci spotkania, tworzyć ankiety i wiele więcej. Warto poznać ich potencjał i się z nimi zaprzyjaźnić.

Podsumowanie

Mamy nadzieję, że po naszym artykule wiesz nie tylko, co to jest Teams, ale także jak z niego korzystać. Jest jeszcze wiele funkcji, o których nie napisaliśmy. W naszym poradniku zebraliśmy najważniejsze z nich, które pozwolą Ci używać Teams jak profesjonalista. Zacznij z nich korzystać, aby wyróżnić się w zespole.

Udostępnij


» czytaj wszystkie opinie