Jak stworzyć profesjonalnie wyglądające prezentacje w Power Point?

Każdy z nas zapewne niejednokrotnie, czy to na potrzeby projektu w szkole, na studiach, czy do pracy stawał przed koniecznością stworzenia prezentacji. Z pomocą przychodził nam wówczas program PowerPoint, który jest najpopularniejszym programem do tworzenia prezentacji na rynku. Jest to bardzo wygodne i intuicyjne narzędzie, które pozwala w łatwy sposób stworzyć materiały, które przyciągają uwagę widza. Jak więc najlepiej wykorzystać potencjał ukryty w PowerPoint, aby stworzyć profesjonalnie wyglądającą prezentację? 

W tym artykule znajdziesz odpowiedź na następujące pytania:  

• Jak powinien wyglądać plan dobrej prezentacji? 

• O jakich zasadach pamiętać tworząc warstwę graficzną prezentacji? 

• Jakie są dobre praktyki przy tworzeniu prezentacji? 

Plan dobrej prezentacji 

Tworząc prezentację, nie zapominaj o jej planie czy też konspekcie, dobrze rozpisana struktura prezentacji, to klucz do sukcesu. Każda profesjonalna prezentacja powinna składać się z: wprowadzenia, korpusu oraz zakończenia.

1.   Wprowadzenie 

Wprowadzenie określa charakter prezentacji, tłumaczy, o czym jest prezentacja oraz co odbiorcy będą wiedzieć po jej obejrzeniu. Elementami składającymi się na wprowadzenie są:

2.   Tytuł 

Pierwszy slajd dokumentu powinien ukazywać jego temat oraz zawierać krótki opis treści. 

3.   Spis treści 

Stworzenie interaktywnego spisu treści to bardzo dobra praktyka, dzięki temu zachowujemy porządek w prezentacji, ponadto odbiorcy zapoznający się z jej treścią mogą wybrać dowolny interesujący ich rozdział, do którego chcą przejść. 

4.   Korpus 

Korpus to główna część prezentacji, jej zadaniem jest wyjaśnienie tematu zadeklarowanego we wstępie, stanowi on rozwinięcie myśl oraz przedstawienie najistotniejszych informacji w danym obszarze. 

W zależności od stylu prezentacji warto pamiętać, aby podzielić jej tekst na segmenty czy punkty. 

Punkty należy ułożyć w logicznej kolejności, podając informacje wspierające każdy z nich. Istnieje kilka sposobów na uporządkowanie najważniejszych punktów: 

• Numeracja punktów zgodnie z ich priorytetem (1,2,3…) 

• Rozpisanie punktów w porządku chronologicznym (przeszłość, teraźniejszość, przyszłość) 

• Zastosowanie narracji (opowiedzenie historii od początku do końca) 

• Przedstawienie punktów przy pomocy dynamiki rozwiązywania problemu – przedstawienie problemu, opisanie jego wpływu, propozycja sposobu jego rozwiązania)

  5.    Zakończenie

Dobre zakończenie to takie, które stanowi podsumowanie najważniejszych poruszonych punktów prezentacji, ponadto dobrą praktyką jest tu zawarcie myśli przewodniej, czego odbiorcy powinni się z niej nauczyć. Prawidłowo zbudowane zakończenie stanowi wyjaśnienie ogólnego celu prezentacji i wzmocnienie powodu jej obejrzenia. Tworząc zakończenie, warto pamiętać o: 

• Podsumowaniu – warto wymienić tu cele osiągnięte przez odbiorców, czego się nauczyli i jak te informacje mogą wykorzystać w przyszłości. 

• Zakończeniu – tu warto podziękować odbiorcom za ich czas o obejrzenie prezentacji.

O jakich zasadach pamiętać tworząc warstwę graficzną prezentacji? 

• Mniej treści, więcej grafik 

Przy tworzeniu prezentacji pamiętaj o przejrzystości. Unikaj ściany tekstu, jeśli coś możesz zaprezentować graficznie, zrób to, stosując np. infografiki. Pamiętaj, że sposób prezentacji danych ma znaczenie, dużo łatwiej zapamiętuje się obrazy niż tekst. 

•  Właściwa czcionka 

Postaw na klasyczną, dobrze sprawdzoną czcionkę, unikaj fikuśnych kreatywnych wzorów. Wybór nieodpowiedniego fontu sprawi, że tekst będzie nieczytelny i niezrozumiały dla odbiorców, ponadto mogą pojawić się problemy natury technicznej. Jeśli komputer, na którym odtwarzasz prezentację, nie ma zainstalowanej użytej przez Ciebie czcionki, PowerPoint zastąpi ją losową, a tego każdy z nas wolałby uniknąć. Polecamy takie czcionki jak Verdana, Calibri czy Helvetica, które są dostępne na wszystkich komputerach. 

• Rozmiar czcionki 

Wybór odpowiedniego rozmiaru czcionki jest kluczowy. Twoja publika musi być w stanie rozczytać wszystkie treści znajdujące się na prezentacji. Z drugiej strony chcesz uniknąć sytuacji, w której to tekst dominuje w przestrzeni na slajdzie. Dobrą praktyką jest stosowanie czcionki minimum 20 pkt w przypadku nagłówków, w treści natomiast minimum 18 pkt. Dzięki temu możesz mieć pewność, że tekst zawarty w prezentacji będzie czytelny.

• Kontrast 

Nie zapominajmy również o kontraście, jeżeli korzystamy ze zdjęć z tekstem, musimy zadbać, aby był on czytelny, tekst umieśćmy w ramce lub dodajmy cień wokół tekstu, aby był on widoczny na tle grafiki. 

• J

  akość grafik 

Zdjęcia, obrazy, fotografie należy dobierać do prezentacji bardzo starannie. Profesjonalna prezentacja to profesjonalne grafiki, które cechować się muszą wysoką ostrością i odpowiednim kontrastem kolorów, zadbajmy również o ich odpowiednie wykadrowanie. 

• Wyrównanie obiektów 

Odpowiednio wyrównane elementy na slajdach prezentacji są podstawą dopracowanej i profesjonalnej prezentacji, skorzystaj z ułatwień programu PowerPoint i zadbaj o odpowiednie rozmieszczenie, wyśrodkowanie czy wyrównanie elementów. 

• Proste i przejrzyste tabele 

Pamiętaj, że przepełnione liczbami i informacjami tabele w zestawieniu z dużą ilością ozdobników graficznych stają się nieczytelne, dlatego tak ważne jest, aby tabele były możliwie jak najprostsze. Zrezygnuj z niepotrzebnych konturów, kolorów i obramowań, nie komplikuj, mniej znaczy więcej.  

• Podstawowa paleta kolorów 

Przy doborze kolorów prezentacji weź pod uwagę, kim są Twoi odbiorcy oraz jaki jest jej cel. Dla przykładu w prezentacji kierowanej do dzieci warto użyć żywych kolorów, które przykują ich uwagę. W formalnym otoczeniu biznesowym stawiaj na stonowane i jednolite kolory. 

• Edycja tekstu 

Nic chyba bardziej nie irytuje odbiorców prezentacji niż zła edycja tekstu, błędy ortograficzne, zła interpunkcja czy gramatyka. Niedbałość w tej kwestii odbiera profesjonalizmu najładniejszej nawet prezentacji i może zirytować widownię, odciągając widza od meritum tematu.  

Zasady dotyczące dobrej prezentacji

• Zasada 10/20/30 

Podstawową zasadą dobrej prezentacji jest prosta zasada 10/20/30. Stanowi ona o tym, aby przy prezentacji ustnej nie używać więcej niż 10 slajdów, nie mówić więcej niż 20 minut i nie używać czcionki mniejszej niż 20 punktów, proste prawda?  

• Używaj haseł, a nie zdań 

Na slajdach unikaj pisania całych zdań, zamiast tego wybierz krótkie sformułowania w formie haseł czy równoważników zdań, które rozwiniesz podczas swojej prezentacji. Dzięki temu ograniczysz ilość tekstu i zwiększysz czytelność dokumentu. 

• Unikaj elementów odciągających uwagę. 

Unikaj zbędnych elementów graficznych, przeładowania tekstem, nie dodawaj na każdym slajdzie czy to w stopce, czy w nagłówku danych kontaktowych, adresu firmy czy nazwiska autora. 

•  Jeden slajd – jedna kwestia 

Tworząc prezentację, pamiętaj, że słuchacz jest się w stanie skupić na jednej kwestii jednocześnie, dlatego na jednym slajdzie poruszaj tylko jedno zagadnienie. Pozwoli to na utrzymanie skupienia odbiorcy.

• Porównania, opowieści, przykłady 

Celem każdej prezentacji jest to, aby została ona zapamiętana przez odbiorcę. Nic tak nie ułatwia zapamiętywania treści, jak podawanie przykładów, które pozwolą słuchaczom zwizualizować sobie informacje. Warto stosować porównania do znanych widowi sytuacji czy rzeczy. Dobrym pomysłem jest również prezentowanie informacji w formie opowieści, w odniesieniu do wydarzeń, np. Gdy zakładałem swoją firmę, na świecie nie było jeszcze komputerów, które powstały 10 lat później. 

• Zaplanuj czas swojej prezentacji. 

Staraj się ograniczyć ilość treści i liczby slajdów tak, by wraz z tym, co zaprezentujesz, zmieścić się w ustalonym czasie. Publiczność nie przepada za przeciąganiem wypowiedzi, ponieważ burzy to harmonogram spotkania, zwłaszcza jeśli ludzie się na coś spieszą, dlatego szanuj czas każdego odbiorcy. Dobrą radą jest przetestowanie prezentacji najpierw w gronie znajomych, aby wyłapać ewentualne błędy i sprawdzić, czy rzeczywiście starczyło nam czasu na zaprezentowanie danego tematu.