Synology NAS vs Microsoft 365 OneDrive — backup vs storage 2026, co wybrać

Synology NAS vs Microsoft 365 OneDrive: najpierw backup czy storage?

Porównanie Synology NAS vs OneDrive często prowadzi do błędnych decyzji, bo zestawia dwie różne kategorie. Synology NAS to lokalny serwer plików i backupu kupowany w modelu CAPEX: firma płaci za sprzęt, dyski, wdrożenie i późniejsze utrzymanie. Microsoft 365 OneDrive to chmurowa przestrzeń robocza w modelu OPEX: abonament za użytkownika, w pakiecie z pocztą, Office, Teams i SharePoint.

W praktyce OneDrive jest świetny do synchronizacji i współpracy, ale nie powinien być jedynym backupem firmy. Synology jest świetne jako lokalna warstwa kopii zapasowych, ale nie zastąpi Exchange Online, Worda, Excela ani Teams. Dlatego dla wielu MŚP najlepszy projekt to hybryda: Microsoft 365 z OneDrive do codziennej pracy oraz Synology Active Backup do odtwarzania danych po awarii, błędzie użytkownika lub incydencie ransomware.

W wielu porównaniach brakuje właśnie tego rozdzielenia: synchronizacja, backup, RODO i restore to różne problemy.

Fundamentalna różnica: lokalny serwer vs chmura per-user

Synology DS923+ albo DS1522+ działa w biurze, serwerowni lub kolokacji. Firma kontroluje dyski, retencję, dostęp administratorów i miejsce przechowywania kopii. To ważne przy dużych plikach, lokalnych serwerach i szybkim odtwarzaniu danych.

OneDrive działa inaczej. Każdy użytkownik otrzymuje własną przestrzeń w Microsoft 365; w planie Business Standard Microsoft wskazuje 1 TB OneDrive na użytkownika. To wygodne, ale nie jest odseparowaną kopią zapasową.

Co daje Synology dla MŚP

W firmie 10-50 osób Synology nie jest tylko "dyskiem sieciowym". Największa wartość pochodzi z pakietów backupowych dostępnych bez dodatkowego abonamentu.

• Active Backup for Business - backup komputerów Windows, serwerów fizycznych i maszyn wirtualnych.
• Active Backup for Microsoft 365 - kopia Exchange Online, OneDrive for Business, SharePoint Online i danych Teams na własny NAS.
• Hyper Backup - kopia samego NAS-a do drugiej lokalizacji, drugiego Synology lub chmury obiektowej.
• Snapshot Replication - szybkie migawki udziałów, przydatne przy błędach użytkownika i części ataków ransomware.

Synology opisuje Active Backup for Microsoft 365 jako rozwiązanie dla Exchange Online, OneDrive for Business, SharePoint Online i Teams, z nielimitowanymi backupami bez licencji per konto, o ile wystarcza pojemność NAS-a: dokumentacja Synology. To czyni scenariusz microsoft 365 backup nas atrakcyjnym kosztowo dla MŚP.

Co daje OneDrive w Microsoft 365

Microsoft OneDrive jest najwygodniejszy tam, gdzie użytkownicy współedytują dokumenty, pracują zdalnie i udostępniają pliki. Działa razem z SharePoint i Teams: pliki kanału Teams trafiają do SharePoint, a pliki osobiste do OneDrive for Business.

Microsoft 365 Business Premium dodaje Intune, Entra ID P1 i Defender for Business. Dla większych firm progiem jest Microsoft 365 E3/E5.

Kosz, wersjonowanie i przywracanie OneDrive nie zastępują pełnego backupu. Przy usunięciu konta, złej retencji albo ransomware potrzebna jest niezależna kopia z osobnym harmonogramem.

TCO na 5 lat: przykład 25-osobowej firmy

Najczęstszy błąd to porównanie pojemności. Microsoft 365 kupuje się dla poczty, Office, Teams, SharePoint i pracy zdalnej. Synology kupuje się jako backup i lokalne repozytorium. W 2026 założenie dla DS923+ lub DS1522+ to około 3000-5000 zł za obudowę + około 3000 zł za 4 dyski HDD NAS 4 TB. Razem około 6000 zł za zestaw 4x4 TB, który w RAID 6 oferuje około 8 TB pojemności użytkowej.

Dla Microsoft 365 Business Standard cena oficjalna wynosi 12,50 USD za użytkownika miesięcznie przy płatności rocznej. Dla 25 osób to 18 750 USD przez 5 lat, czyli około 75 000 zł przy kursie 4,00 zł/USD. Synology jest tanie jako backup, ale nie obejmuje poczty, Office ani Teams.

RODO i rezydencja danych

Synology daje pełną kontrolę lokalną: serwer może stać w biurze w Polsce, kolokacji albo zapasowej lokalizacji. Administrator odpowiada jednak za szyfrowanie, MFA, aktualizacje DSM, UPS, monitoring dysków i kopię poza lokalizacją.

Microsoft 365 pozwala zarządzać lokalizacją danych w ramach tenantów i regionów. Microsoft opisuje lokalizacje danych Microsoft 365, w tym SharePoint i OneDrive, w dokumentacji Microsoft 365 data locations. Dla polskiej firmy oznacza to, że chmura może spełniać wymagania RODO, ale wymaga poprawnej konfiguracji, umów i oceny ryzyka.

Portal gov.pl przypomina, że backup bywa jedynym sposobem odzyskania danych po awarii, utracie urządzenia lub ransomware, a kopię warto trzymać poza lokalizacją oryginału: tworzenie zapasowych kopii danych. To wspiera model 3-2-1: M365, NAS i kopia DR.

Hyper Backup vs OneDrive: czego nie mylić

Fraza hyper backup vs onedrive sugeruje konkurencję, ale to inne narzędzia. Hyper Backup odpowiada na pytanie: jak odtworzyć NAS po awarii, kradzieży lub pożarze? OneDrive odpowiada na pytanie: jak użytkownik ma pracować na plikach z dowolnego miejsca?

1. Użytkownicy pracują w Microsoft 365: Exchange Online, Teams, SharePoint i OneDrive.
2. Active Backup for Microsoft 365 kopiuje tenant M365 na lokalny Synology NAS.
3. Active Backup for Business zabezpiecza komputery, laptopy i lokalne serwery.
4. Hyper Backup wysyła zaszyfrowaną kopię NAS do drugiej lokalizacji lub chmury obiektowej.
5. Administrator testuje odtwarzanie pliku, skrzynki, biblioteki SharePoint i całego komputera.

Dla kopii poza biurem popularny jest Backblaze B2. Około 25 zł/TB/mies. jest realistyczne, ale cennik trzeba sprawdzić przed zakupem.

Drzewo decyzyjne na 2026

• Mniej niż 10 osób, cloud-first - zwykle wystarczy Microsoft 365 z OneDrive, MFA, poprawna retencja i procedura odzyskiwania.
• 10-50 osób, lokalne IT - najlepszy model to Microsoft 365 + Synology Active Backup. To rozsądny wybór dla księgowości, biur projektowych, handlu, produkcji i usług.
• Powyżej 50 osób, compliance heavy - rozważ Microsoft 365 E3/E5, Synology jako repozytorium oraz Veeam, Acronis lub inną platformę z raportowaniem i separacją ról.
• Lokalny serwer plików lub ERP - Synology może być repozytorium backupu, ale warto równolegle uporządkować plan odtworzenia, szczególnie przy migracji do Windows Server 2025.
• Ryzyko ransomware - dołóż MFA, EDR, segmentację sieci i ochronę stacji roboczych, np. rozwiązania z kategorii antywirus dla firm.

Jak wdrożyć Microsoft 365 + Synology

Dobry backup musi być prosty do utrzymania i regularnie testowany. Minimalna procedura dla MŚP wygląda następująco:

1. Spisz skrzynki Exchange, konta OneDrive, witryny SharePoint, zespoły Teams, komputery, serwery i udziały plikowe.
2. Dobierz plan Microsoft 365: Business Standard, Business Premium, E3 albo E5 zgodnie z wymaganiami pracy i bezpieczeństwa.
3. Wybierz NAS: DS923+ dla mniejszego wdrożenia, DS1522+ gdy potrzebna jest piąta zatoka i wygodniejsza rozbudowa.
4. Ustaw RAID 6, retencję i powiadomienia o błędach backupu.
5. Uruchom Active Backup for Microsoft 365 oraz Active Backup for Business.
6. Dodaj Hyper Backup do drugiej lokalizacji lub chmury obiektowej.
7. Co miesiąc wykonaj test restore i zapisz wynik: zakres, czas RTO oraz kompletność danych.

Najważniejsze pułapki

Synology dla MŚP jest opłacalne, ale sprzęt po 5 latach warto planować do wymiany. Licencje backupu nie wygasają, ale sprzęt ma cykl życia. RAID 6 nie zastępuje backupu.

OneDrive może zsynchronizować błąd, zaszyfrowany plik lub przypadkowe usunięcie. Dlatego koszt Microsoft 365 z OneDrive traktuj jako koszt platformy pracy, a koszt Synology jako koszt odporności. W firmach mieszanych warto też sprawdzić, czy część stanowisk nie może pracować na licencji wieczystej, np. Office 2024.

Rekomendacja

Dla 25-osobowej firmy roku najbardziej racjonalny wybór to zwykle Microsoft 365 + Synology. Microsoft 365 obsługuje pocztę, Office, Teams i współpracę. Synology zapewnia niezależny backup komputerów, serwerów i danych Microsoft 365 bez opłat per użytkownik. Sama chmura wystarczy najmniejszym firmom cloud-first; sama macierz NAS nie zastąpi nowoczesnej pracy zespołowej.