Microsoft Project vs Project for the Web vs Planner — różnice 2026

Microsoft Project vs Project for the Web vs Planner: różnice 2026

W 2026 roku pytanie „Microsoft Project vs Planner” wymaga doprecyzowania, bo Microsoft połączył kilka narzędzi pod marką Microsoft Planner. Dawny Planner, To Do, Tasks w Teams i Project for the Web są dziś elementami jednego doświadczenia, ale nie jednej licencji. Podstawowy Microsoft Planner to nadal proste zadania i Kanban w Microsoft 365. Funkcje dawnego Project for the Web działają jako plany premium. Klasyczny Microsoft Project pozostaje narzędziem dla PM-ów, którzy potrzebują MPP, baseline, ścieżki krytycznej i zarządzania zasobami.

Microsoft potwierdza, że w kwietniu 2024 r. aplikacja Tasks by Planner and To Do została przemianowana na Planner, a Project for the Web został przeniesiony do Planner for the web i Planner w Teams Microsoft Support. Dlatego ten przewodnik nie porównuje samych nazw, lecz realne scenariusze: zadania zespołowe, webowy plan projektu i profesjonalne harmonogramowanie.

Najważniejsza różnica

• Planner w Microsoft 365 wystarczy do tablic Kanban, checklist, terminów, zadań w Teams i pracy działowej.
• Project for the Web 2026 to praktycznie plany premium w nowym Plannerze: Timeline, zależności, pola niestandardowe, sprinty, raporty i integracje Power Platform.
• Microsoft Project desktop / Plan 5 jest dla formalnego PM: pełny Gantt, resource leveling, baseline tracking, ścieżka krytyczna, portfele i pliki MPP.

Konkurencyjne poradniki często pomijają zmianę marki z 2024 roku, model mieszanych licencji oraz migrację z Asany lub Trello. To ważne, bo w praktyce zwykle nie kupuje się Projecta dla całego zespołu. PM może mieć Plan 3, zespół pracuje w Plannerze w ramach Microsoft 365, a zarząd ogląda raport Power BI.

Porównanie funkcji

Ceny i licencje 2026

Podstawowy Planner jest dostępny w wybranych planach Microsoft 365, m.in. Business Basic, Business Standard, E1, E3 i E5, co Microsoft opisuje w dokumentacji administracyjnej Microsoft Learn. Dla wielu polskich firm oznacza to, że użytkownicy Microsoft 365 Business Premium albo Microsoft 365 E3 mają już narzędzie do pracy zadaniowej.

Aktualne nazwy planów i ceny warto weryfikować na stronie Microsoft Microsoft Planner plans and pricing, bo kwoty zależą od kanału, podatku i okresu rozliczenia. Przy zakupie warto uwzględnić także system i bezpieczeństwo stacji, np. Windows 11 Pro oraz antywirus dla firm.

Scenariusze wyboru

5-osobowy zespół marketingowy

Dział marketingu zwykle potrzebuje statusów kampanii, terminów publikacji, załączników, checklist i pracy w Teams. Wystarczy Planner dostępny w Microsoft 365 Business Premium. Gantt byłby tu częściej dekoracją niż narzędziem decyzyjnym.

Kierownik IT i 25-osobowy zespół

Kierownik IT potrzebuje zależności, widoku osi czasu, raportu dla sponsora i integracji z Teams. Rozsądny model to Planner and Project Plan 3 dla PM-a oraz zwykły Planner dla zespołu. Przy wdrożeniach infrastruktury warto równolegle uporządkować środowisko, np. Windows Server 2025.

Kontraktor budowlany z 50 projektami

Przy portfelu kontraktów, podwykonawcach, karach umownych i harmonogramach bazowych potrzebny jest Plan 5 albo Project Professional desktop. Microsoft opisuje w pomocy Project desktop m.in. ustawianie baseline i pracę na Gantcie Microsoft Support.

Drzewo decyzyjne dla firmy

1. Jeżeli zespół chce tylko przypisywać zadania, terminy i checklisty, wybierz Planner w Microsoft 365.
2. Jeżeli potrzebny jest „gantt w m365”, zależności i pola niestandardowe, wybierz Planner Plan 1 lub Plan 3.
3. Jeżeli PM raportuje do zarządu i pilnuje bazowego harmonogramu, wybierz Plan 3.
4. Jeżeli firma zarządza portfelem 50+ projektów, zasobami i priorytetami inwestycyjnymi, wybierz Plan 5.
5. Jeżeli priorytetem są pliki MPP i praca offline, wybierz Project Professional desktop.

Integracje i migracja z Asany lub Trello

Planner dobrze działa tam, gdzie firma już używa Microsoft 365. Zadania mogą trafiać do To Do i Outlooka, plany można omawiać w Teams, a dane projektowe z planów premium da się raportować w Power BI lub automatyzować przez Power Automate. To przewaga nad samodzielnymi tablicami, szczególnie gdy firma i tak kupuje pocztę, Teams i pakiet Office.

1. Wyeksportuj aktywne projekty z Asany lub Trello do CSV.
2. Usuń stare karty, duplikaty i etykiety, których zespół już nie używa.
3. Utwórz w Plannerze kubełki odpowiadające realnemu procesowi pracy.
4. Dla projektów z zależnościami załóż plan premium i przenieś daty, zależności oraz kamienie milowe.
5. Po miesiącu zamknij stare narzędzie, aby nie utrzymywać dwóch źródeł prawdy.

Rekomendacja KluczeSoft.pl

Dla kierownika MŚP zwykle wystarczy Planner w Microsoft 365. Dla PM-a średniego projektu najlepszym punktem startu jest Planner and Project Plan 3. Dla PMO, budownictwa, produkcji i organizacji z wieloma równoległymi harmonogramami właściwszy będzie Plan 5 albo Project Professional desktop. Najtańszy sensowny model to często licencja premium tylko dla osób planujących oraz zwykły Planner dla wykonawców. Przed zakupem warto porównać bazowe pakiety Microsoft 365 E3, bo część organizacji płaci za narzędzia zadaniowe drugi raz, mimo że ma je już w subskrypcji.